Повышение продаж на основе аудита бизнес-процессов отдела планирования РС

Проблемная ситуация

В результате аудита бизнес-процессов отдела планирования Розничной сети (РС) был выявлен очень неэффективный обмен информацией между отделом планирования РС (менеджеры офиса) и службой торговли (продавцы на торговых объектах). Особенно неэффективным была информационная газета для понимания остатков печатной продукции на торговых объектах (раздел опросник) и для дозаказа других изданий (заказник). Причины и факторы низкой эффективности данного документа можно было разбить на 2 части:

1. Предполагаемые причины и факторы, из-за которых снижается количество заполненных заказников информационной газеты

• Большое количество изданий (более 200), очень сложно найти нужное.
• По словам продавцов (они пишут об этом прямо в информационной газете), заказанные издания все равно не присылаются.
• По словам продавцов (они пишут об этом прямо в информационной газете), торговые точки уже перегружены непродаваемыми изданиями.
• Издания формируются на основании остатков на складе резерва для всех киосков скопом.
• Нехватка времени для заполнения документов, т.к. после прихода на торговую точку продавец должен успеть принять и разложить доставленный ему товар, после чего наступает самое горячее время для продаж, далее следует подсчитать количество оставшихся изданий и маркетинговых изданий, а затем уже сделать дозаказ необходимой ПП.

2. Низкая эффективность данного документа уже встроена в него по следующим причинам:

• Формирование информационной газеты (раздел - заказник) заканчивается (15.20-16.20) до ввода заказанных количеств из предыдущего заказника (17.00). Таким образом, если бы процент заполняемости заказника продавцами был высоким, тогда остатки товара на складе резерва обнулялись бы быстрее, следовательно заказник, высылаемый на торговые точки, был бы еще более некорректным, а продавцы еще чаще заказывали бы товар, которого нет на складе резерва.
• Список изданий заказника содержит издания, имеющиеся на складе, а не издания, наиболее продающиеся на данной торговой точке, т.е., в случае с заказником, продавцу на торговой точке предлагаются издания, не те, которые у него наиболее востребованы, а те издания, которые находятся у нас на складе резерва. Такая система на языке процессного управления называется системой выталкивания товара и в настоящее время в передовых компаниях уже не используется.
• Остатки, указанные в информационной газете (раздел - опросник), представляют собой остатки либо за прошлый день, либо, в лучшем случае, на утро или первую половину текущего дня.
• График документооборота по информационной газете составлен для удобства работников офиса и совершенно неудобен для продавцов на торговой точке.

Мероприятия по повышению эффективности информационной газеты

В целях повышения эффективности информационной газеты , на основании информации которой можно прямо влиять на выручку торговой точки, эффективность проведения маркетинговых мероприятий и логистические затраты (затраты на складскую обработку и транспортировку продукции), предлагаются следующие мероприятия:

1. Место, выделяемое для заказника, заменить:

• Опросником по изданиям ТОП-50 для данной торговой точки или данной категории торговых точек и высылать именно его для заполнения остатков. Продавец будет заинтересован заполнять остатки по наиболее ходовым изданиям.
• Заказником, состоящим из 4-5 пустых строк (не более) для дозаказа других изданий.

2. Изменить график документооборота по информационной газете для повышения удобства его заполнения продавцом на торговой точке, например, доставлять документ с инкассацией, а заполненный документ доставлять либо с возвратом ПП, либо с инкассацией на следующий день. В случае доставки документа с возвратом у продавца будет доступна для заполнения документа вторая половина дня (с 15.00 до 20.00). В случае доставки документа с инкассацией на следующий день у продавца будет доступна для заполнения вторая половина предыдущего дня (с 15.00 до 20.00) и утро-первая половина следующего дня (с 06.30 до 08.00-15.00).

Результаты проведения мероприятий по повышению эффективности информационной газеты

• Повышение уровня заполняемости по опроснику (остатки по ТОП-50 изданий для данной торговой точки) и заказника (дозаказ других изданий).
• Повышение точности рассылка из-за наличия остатков по ТОП-50 изданий на торговых точках (данные опросника) и непосредственного спроса от продавцов (данные заказника).
• Предыдущие два фактора привели к повышению в среднем на 15-20% по торговым точкам по ТОП-50 изданий.